Свяжитесь с нами

 

Отсутствие управленческого учета. Зоны риска для собственников

Отсутствие управленческого учета. Зоны риска для собственников

Денежные потери

Когда никто не контролирует и не ограничивает кредитную линию, когда нет понятного способа отследить просроченную дебиторскую задолженность — финансовая составляющая компании начинает сильно страдать. Кто угодно и кому угодно начинает открывать кредитную линию. Процесс возврата долго не контролируется и повезет, если НОП (начальник отдела продаж) вспомнит про должника. Ну а потери от тех клиентов, которых «трясти» уже поздно — могут быть губительны для компании. Самое опасное, когда компания не может своевременно подсчитать величину убытков, т.к. торгует импортным товаром, страдает от рублевой просрочки которая обесценивается вместе с ростом курса.

Внедрение грамотной системы управленческого учета позволит:

— быстро формировать актуальный отчет по текущим просрочкам платежа

— указывать на скорое банкротство клиента (по предварительно настроенным фильтрам)

Внедрение грамотной системы управленческого учета не позволит:

— открывать кредитную линию невнятным клиентам

— отгружать товар клиенту, если ранее у него были просрочки платежа (только после согласования с компетентным сотрудником)

Нет скидки, нет продаж

Самая распространённая и, к сожалению, типичная ошибка, большинства владельцев бизнеса — это мотивация отдела продаж на оборот компании. Это может привести к полной и неконтролируемой свободе продавцов. Как проще всего продать товар? Естественно, дать грандиозную скидку, причем, часто даже в убыток. Вероятность того, что клиент купит со скидкой гораздо выше, а значит и плюс к зарплате он получит с большей вероятностью. А отсутствие прибыли у компании, а может даже и убытки — это не вина продавца, а того, кто позволит принимать подобные решения.

Внедрение системы управленческого учета позволит:

— ограничить продавцов от произвольного  ценообразования

— настроить мотивацию и оплату труда менеджера исходя из прибыли компании

— формировать отчеты, которые будут отображать невыгодные для компании сделки

Остатки

Неэффективное управление остатками убило не один миллион компаний. Ресурсы компании платные (кредиты), товар оборачивается слабо или оборачивается с недостаточной маржой. Управленческая система компании не видит остатки, которые начали «тухнуть» и которые надо продавать любой ценой. В итоге, проходит время и себестоимость остатков  становится золотой, а ликвидность стремится к нулю (если речь не идет про коньяк или не портящиеся чушки/подпорки под вагоны).

Эффективная система управленческого учета позволит:

— видеть остатки в реальном времени и с реальными днями хранения на складе

— понимать реальную оборачиваемость товара, сравнивать между собой категории и продактов по эффективности

— понимать управленческую себестоимость, а не бухгалтерскую

— показать какой товар для компании выгодный (наценка/оборачиваемость) а какой несет убытки.

Прибыль в бухгалтерском понимании

В каждой компании/предприятии, которое работает с импортным товаром, есть ситуации, когда по бухгалтерскому учету все замечательно, а по управленческому — горе. Связано это с разными курсами прихода товара, особенностями импорт — КТС, НДС, маркетингом от поставщиков и тд.

Внедрить управленческий учет, который позволит показывать собственнику реальную картину сложно, но можно.

Использование качественной системы управленческого учета позволит:

— видеть не только бумажную прибыль (от курсовых переоценок товаров купленных по старому курсу), но и реальные цифры

— учитывать такие нюансы, как:  рассрочка, НДС, замороженный двойной НДС и т.д.

— отображать маркетинговые бюджеты от вендоров, с учетом удержанных НДС и налогов

Кражи/пересорт

Особенно актуально для компании, где учет ведется на коленке.  Реальные остатки товара на складе и остатки «по документам» расходятся всегда.

Если в такую компанию попадает непорядочный сотрудник, то может получиться, как  в анекдоте – «мне зарплаты не надо, главное свой складик». Спросить с такого сотрудника компания не в состоянии, т.к. самая не может подтвердить реальные остатки товара. Сложнее всего, в такой ситуации,  производственным компаниям, где материалы меняют форму и переходят «из метров в килограммы» и из «листов в изделия». Как определить / рассчитать, сколько фарша ушло на котлеты и в продажу, а сколько на обед родне вороватого сотрудника –  если нет системы учета?

Еще одно больное место у компании – это когда в системе учета нет распределения прихода товаров по партиям. Старый товар может лежать и портится, а новый будет продаваться с колес.

Отсутствие системного складского учета способно убить результаты любой успешной торговли. Избежать пересортицы невозможно. Менеджер долго уговаривал и клиент заказал «зеленые гвозди», а в момент отгрузки выяснилось, что остались только «красные», которые пришли  возвратом от клиента и лежат месяц не проведенные обратно, и то не все, т.к. половину украл грузчик и никто этого не заметил, ведь переучет один раз в год и то «подбивается» не глядя.

Неэффективность

Если в компании нет эффективного управленческого учета, то финансовых потерь не избежать. Как понять где грань между выгодно/убыточно для компании? Для примера:

— товар доставляется клиентам  бесплатно на суммы, которые не покрывают стоимость доставки

— продавцам платится комиссия, после которой компания остается с нулем

— затраты на рекламу не окупаются

И так можно продолжать бесконечно.

Переплата бездарям/потеря качественного персонала

Отсутствие системы управленческого учета может привести к усредненным показателям, которые не будут отображать реальной картины бизнесы, а ориентироваться на них можно только в общих чертах.  Чем это может быть чревато? Например, самые яркие сотрудники компании получают компенсацию на уровне посредственностей, или бурная торговля некоторых продавцов с неконтролируемыми скидками и непонятными отсрочками, которые убыточны для компании, поощряются  на уровень выше, нежели у тех, кто грузит меньше, но в предоплату и по прайсовой цене.

Проблему можно решить, внедрив систему ключевых показателей эффективности, которая настраивается на достижение конкретного результата  и исключает возможность оплаты сотруднику за ИБД (имитацию бурной деятельности). Причем, это актуально не только для продавцов, но и для бэк-офиса, например, бухгалтерии, маркетинга, ВЭД и т.д.

Ошибки в документах строгой отчетности

Ошибки в документах влекут штраф до 10%, или конфискацию, если девочка на выписке задумалась и внесла адрес разгрузки вместо г. Пинск, ул. Строителей 25 – г. Минск, ул. Монтажников, 25. Если в базе контрагенты занесены правильно – то адреса автоматически берутся оттуда, без варианта «ошибиться».

Следующая угроза — лжепредпринимательская структура. Когда у компании сотни контрагентов ежемесячно, она может не проследить, что новый клиент находится в «черном списке» и вся реализация пойдет под 100% штраф. Спасти ситуацию, и то не полностью,  может автоматическая связь базы данных  и сайта, куда подтягивается список лжепредпренимательских структур. Система не даст провести продажу на такого контрагента и спасет компанию от 100% штрафа.

Отсутствие сертификатов. Если в вашу базу подгружены данные по текущим сертификатам, то узнать, что на что-то закончился сертификат — это плановая работа профильного сотрудника. А вот торговля без сертификата дорого обойдется вашему бизнесу.

Риск со стороны государства

В наше время законы предъявляют очень суровые требования к бизнесу,  невыполнение которых, способно серьезно оштрафовать или разорить бизнес.

Многие ошибки выходят из регулярных действий, человеческого фактора или просто неосмотрительности. Можно уповать на работу умного персонала, а можно построить системную работу базы, которая будет предотвращать будущие проблемы на моменте создания.

Риск потери контроля

Сами того не подозревая, собственники, которые работают без систем управления бизнесом и управленческого учета, несут на себе риски потери контроля над бизнесом. Ведь собственник не способен постоянно быть в гуще событий и держать руку на пульсе (а если способен — то это горе его семье и здоровью)

Потеря контроля заключается не в злых и умных рейдерах, а в постепенной потере контроля и понимания как все работает. Основная опасность заключается в переходе ключевых управленческих процессов в стиль «как удобнее» ряду сотрудников. Очень часто, к сожалению, удобно им так, как не выгодно компании — «бери меньше, кидай дальше, отдыхай, пока летит».

В итоге — это приводит к перечисленным выше: неконтролируемым скидкам, отсрочкам «наобум», пересортицам на складе, не проведённым возвратам, переучетам «на глазок». Так, шаг за шагом, собственник оказывается в компании, которая его только на бумаге, прибыли она не приносит, а многие глупости носят объяснение «так исторически сложилось».

В такой ситуации, внедрить управленческий учет безболезненно невозможно, так как многие сотрудники уже привыкли к отсутствию плана платежей, плана продаж, что бизнес процессы — это слова из умных книг, а не единственно возможный сценарий проведения операций. Самые старые сотрудники становятся «священными коровами», ведь только они помнят как в кривой 1с «семерке» выписать счет, отменить резерв, провести товар с минусовыми остатками и тд. А владелец в этом время может слушать истории про «почему прибыли нет», например, в контексте – «купили не то» или «маркетолог плохой».

Нет комментариев

Написать комментарий

Комментарий
Имя
Email
Website